Ein Sommerfest im Grünen, eine festliche Weihnachtsfeier oder ein gemeinsames Outdoor-Abenteuer – Teamevents gehören zu den Highlights im Arbeitsjahr. Sie bringen Abwechslung in den Alltag, stärken den Zusammenhalt und zeigen Wertschätzung gegenüber dem Team. Was viele nicht wissen: Mit der richtigen Planung lassen sich solche Veranstaltungen nicht nur emotional, sondern auch finanziell lohnend gestalten. Denn das Einkommensteuergesetz bietet Unternehmen die Möglichkeit, Teamevents unter bestimmten Bedingungen steuerlich abzusetzen – mit einem Freibetrag von bis zu 110 Euro pro Person inklusive Umsatzsteuer und Veranstaltung.
In diesem Artikel erfährst Du, wie Du diesen Vorteil clever nutzt, welche Regeln es zu beachten gilt und wie Du typische Fallstricke vermeidest.
Warum Teamevents wichtig sind – und wie sie sich steuerlich lohnen
Teamevents sind weit mehr als nur nette Abwechslung vom Büroalltag. Sie fördern das Wir-Gefühl, verbessern die Kommunikation, stärken das Vertrauen und können langfristig die Motivation sowie die Bindung an das Unternehmen erhöhen. In Zeiten von Homeoffice, Fachkräftemangel und wachsendem Wettbewerbsdruck sind solche Maßnahmen Gold wert.
Doch auch aus steuerlicher Sicht lohnt sich der Blick auf gut organisierte Teamevents. Denn wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, lassen sich die Kosten für solche Veranstaltungen steuerlich absetzen – und zwar mit einem klar geregelten Freibetrag pro Veranstaltung und pro Person. Das bedeutet: Du kannst Mitarbeitende nicht nur begeistern, sondern gleichzeitig steuerliche Vorteile für Dein Unternehmen nutzen.
Wie das funktioniert, regelt das Einkommensteuergesetz – und genau das schauen wir uns jetzt an.
Was sagt das Gesetz? (§ 19 EStG einfach erklärt)
Die steuerliche Grundlage für Teamevents findet sich im Einkommensteuergesetz. In § 19 EStG heißt es:
„Zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit gehören auch […] Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer anlässlich von Betriebsveranstaltungen, soweit sie 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen; dies gilt höchstens für zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.“
— § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG
Was bedeutet das in der Praxis?
- 110 Euro dürfen pro teilnehmender Person und pro Veranstaltung steuerfrei aufgewendet werden.
- Maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr dürfen auf diese Weise steuerlich begünstigt sein.
- Der Freibetrag gilt jeweils für eine einzelne Veranstaltung – nicht als kombinierter Jahresbetrag.
❗ Wichtig: Du darfst nicht eine einzige Veranstaltung mit z. B. 200 Euro pro Person durchführen und davon ausgehen, dass Du zwei Freibeträge zusammenziehen kannst.
Jede Veranstaltung wird einzeln betrachtet, und der Freibetrag von 110 Euro bezieht sich nur auf diese einzelne Veranstaltung.
Mit anderen Worten: Wenn Du z. B. im Sommer ein Teamevent und im Winter eine Weihnachtsfeier durchführst, kannst Du für jede Veranstaltung separat bis zu 110 Euro pro Person steuerfrei ansetzen. Zwei Veranstaltungen pro Jahr = bis zu 220 Euro steuerfrei pro Person – aber nur, wenn sie getrennt stattfinden.
Typische Beispiele: Was gilt als Teamevent?
Nicht jede gemeinsame Aktivität im Unternehmen gilt automatisch als steuerlich begünstigte Betriebsveranstaltung. Damit das Finanzamt mitspielt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
- Das Event muss gesellschaftlichen Charakter haben, also in erster Linie der Förderung des Miteinanders dienen – nicht der betrieblichen Weiterbildung oder Arbeit.
- Es muss allen Beschäftigten des Unternehmens oder zumindest eines Betriebsteils offenstehen.
- Die Teilnahme muss freiwillig sein.
- Maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr dürfen steuerlich begünstigt sein.
Beispiele für anerkannte Teamevents:
✅ Sommerfest mit Catering, Getränken und Musik
✅ Weihnachtsfeier mit Buffet, Rahmenprogramm und Geschenken
✅ Betriebsausflug mit Stadtführung und gemeinsamem Essen
✅ Outdoor Escape Game durch die Innenstadt
✅ Grillabend mit Teamspielen und lockerer Atmosphäre
Nicht begünstigt sind zum Beispiel:
❌ Ein Workshop oder eine Schulung mit Abendessen
❌ Private Geburtstagsfeiern einzelner Mitarbeitender
❌ Events, die nur für Führungskräfte oder einzelne Abteilungen gedacht sind
Wenn das Event den Charakter einer geselligen Betriebsveranstaltung erfüllt und für alle offen ist, kannst Du es im Rahmen des Freibetrags steuerlich ansetzen.
Freibetrag richtig nutzen – mit Rechenbeispiel
Der gesetzliche Freibetrag liegt bei 110 Euro pro teilnehmender Person und Veranstaltung – inklusive Umsatzsteuer. Doch was passiert, wenn dieser Betrag überschritten wird?
Wichtig zu wissen: Der Freibetrag ist kein Freigrenze, sondern ein Freibetrag. Das heißt: Nur der Teil, der über die 110 Euro hinausgeht, wird steuerpflichtig. Der steuerfreie Anteil bleibt erhalten.
Beispiel:
Ein Teamevent kostet 130 Euro pro Person.
→ 110 Euro sind steuerfrei
→ 20 Euro gelten als geldwerter Vorteil und sind zu versteuern.
Dieser geldwerte Vorteil muss grundsätzlich dem Lohn der betreffenden Person hinzugerechnet und individuell versteuert werden – es sei denn, das Unternehmen wählt eine Pauschalversteuerung nach § 40 EStG.
Pauschalversteuerung (§ 40 EStG):
Der Arbeitgeber kann den übersteigenden Betrag pauschal mit 25 % versteuern. Diese Möglichkeit ist besonders bei größeren Gruppen und geringfügigen Überschreitungen interessant, da sie den Verwaltungsaufwand reduziert und sozialversicherungsrechtlich neutral ist.
Tipp: Plane die Veranstaltungskosten möglichst genau, um unter dem Freibetrag zu bleiben – so bleibt das Event steuerfrei und spart Arbeit und Geld.
Kosten und Dokumentation: Was zählt und worauf Du achten musst
Damit ein Teamevent steuerlich anerkannt wird, ist nicht nur die Höhe der Kosten entscheidend, sondern auch was zu den Kosten zählt und wie gut Du alles dokumentierst.
Welche Kosten zählen zum Freibetrag?
Zu den anzurechnenden Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung gehören:
- Raummiete und Ausstattung
- Speisen und Getränke
- Event-Organisation und Agenturleistungen
- Künstler, Musik, Moderation
- Transport zur Eventlocation (z. B. Busshuttle)
- Deko, Eventausstattung, Technik
- Eintrittskosten, z. B. bei Museumsbesuchen oder Führungen
Alle diese Posten sind in den 110 Euro pro Person enthalten – inklusive Umsatzsteuer.
Welche Kosten zählen nicht?
- Individuelle Anreise mit dem eigenen Pkw oder ÖPNV
- Übernachtungen
- Kosten für Bewirtung außerhalb der Veranstaltung
- Arbeitszeit der internen Organisation (z. B. Personalplanung durch das Sekretariat)
Diese dürfen nicht auf den Freibetrag angerechnet werden.
Was musst Du dokumentieren?
Für die steuerliche Anerkennung ist eine saubere Dokumentation unerlässlich. Du solltest folgende Unterlagen aufbewahren:
- Einladung zur Veranstaltung (für alle Beschäftigten oder einen Betriebsteil)
- Teilnehmerliste – idealerweise mit Unterschrift oder digitaler Anmeldung
- Detaillierte Kostenaufstellung mit Aufschlüsselung je Person
- Rechnungen und Zahlungsnachweise zu allen Eventbestandteilen
Je besser Deine Unterlagen, desto einfacher die Argumentation gegenüber dem Finanzamt – vor allem bei Betriebsprüfungen.
Begleitpersonen: Was steuerlich zu beachten ist
In vielen Unternehmen ist es üblich, dass Mitarbeitende zu Feiern oder Ausflügen eine Begleitperson mitbringen dürfen – etwa den Partner oder ein Familienmitglied. Auch das ist grundsätzlich erlaubt. Allerdings hat es steuerliche Auswirkungen, die unbedingt beachtet werden sollten.
Die wichtigste Regel: Der Freibetrag von 110 Euro gilt ausschließlich für den Mitarbeitenden. Kosten für mitgebrachte Begleitpersonen zählen nicht zusätzlich, sondern werden dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet.
Beispiel:
Ein Teamevent verursacht insgesamt 200 Euro Kosten – 100 Euro für den Mitarbeitenden, 100 Euro für die Begleitperson.
→ Die Gesamtkosten von 200 Euro werden dem Mitarbeitenden zugeordnet.
→ 110 Euro sind steuerfrei,
→ 90 Euro sind als geldwerter Vorteil steuerpflichtig (oder pauschal mit 25 % zu versteuern).
Fazit: Vorteile nutzen – aber pro Event klar trennen
Teamevents sind eine wertvolle Investition in Motivation, Zusammenhalt und Unternehmenskultur – und sie können gleichzeitig steuerlich attraktiv gestaltet werden. Der Gesetzgeber unterstützt das mit einem klar definierten Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmender Person und Veranstaltung, der für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr genutzt werden kann.
Entscheidend ist dabei:
- Der Freibetrag gilt je Veranstaltung separat – eine Kombination auf ein einziges Event ist nicht zulässig.
- Überschreitungen sind nicht schlimm, solange sie ordentlich versteuert oder pauschal mit 25 % abgegolten werden.
- Eine saubere Kostenaufstellung und Dokumentation sind Pflicht – nur so kann das Finanzamt das Event steuerlich anerkennen.
- Begleitpersonen sind erlaubt, aber deren Kosten müssen dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet werden.
Wenn Du all diese Punkte beachtest, kannst Du Teamevents nicht nur als emotionale Highlights im Arbeitsalltag etablieren, sondern auch steuerlich clever gestalten.
Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel stellt keine steuerliche Beratung dar. Für eine individuelle Beurteilung Deiner Situation kontaktiere bitte eine Steuerberatung oder das zuständige Finanzamt.
